Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

Mijn Kapper is een platform voor salons en zzp-kappers voor agenda, klantenbeheer, kassa en betalingen. Het platform en deze website worden aangeboden door:

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Voor alle vragen over privacy kun je terecht op bovenstaand e-mailadres.

2. Onze twee rollen

Onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) hebben wij twee verschillende rollen. Welke rol geldt, hangt af van wiens gegevens het zijn.

Wij zijn verantwoordelijk voor onze eigen gegevens

Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor gegevens die wij zelf nodig hebben om ons platform te bieden: gegevens van salon-eigenaren en hun medewerkers met een account, aanvragen via onze website, bezoekers van onze website, supportcontact en onze facturatie- en commissieadministratie. Deze verklaring gaat vooral over die gegevens.

Wij zijn verwerker voor de klantgegevens van salons

Salons en zzp-kappers leggen in ons platform gegevens van hun eigen klanten vast, zoals afspraken, contactgegevens en kleurformules. Voor die gegevens bepaalt de salon waarom en hoe ze worden gebruikt. De salon is daarvoor verwerkingsverantwoordelijke. Wij zijn verwerker en verwerken deze gegevens alleen in opdracht van de salon. Dit leggen we vast in een verwerkersovereenkomst met elke salon.

Salons kunnen via ons platform ook e-mails en sms-berichten aan hun klanten sturen. Voor marketingberichten bepaalt de salon zelf op welke grondslag dat gebeurt: met toestemming van de klant of, voor e-mail aan bestaande klanten over gelijksoortige diensten van de salon, zonder voorafgaande toestemming op grond van artikel 11.7 lid 3 van de Telecommunicatiewet (de soft opt-in). Wij leggen per bericht vast op welke grondslag het is verstuurd, zetten de naam van de salon en een afmeldlink in elk marketingbericht en houden rekening met een afmelding. Wil je als klant van een salon geen marketingberichten meer, meld je dan af via de link in het bericht of geef het door aan de salon.

Ben je klant van een salon? Neem dan eerst contact op met die salon. Dat geldt ook als je je gegevens wilt inzien, laten aanpassen of laten verwijderen. De salon beslist over jouw verzoek. Wij helpen de salon daarbij en sturen een verzoek dat bij ons binnenkomt door naar de salon.

3. Welke gegevens verwerken we, waarom en hoe lang?

Hieronder staat per doel welke gegevens we gebruiken, op welke grondslag uit de AVG en hoe lang we ze bewaren. We bewaren gegevens niet langer dan nodig, tenzij een wet ons verplicht ze langer te bewaren. Zo geldt voor onze administratie een fiscale bewaarplicht van 7 jaar.

Back-ups. Gegevens staan ook in back-ups. We bewaren back-ups beperkt en verwijderen ze periodiek. Verwijderde gegevens verdwijnen daardoor na verloop van tijd ook uit de back-ups.

Waar komen de gegevens vandaan? Gegevens van medewerkers ontvangen we van de salon-eigenaar die hen uitnodigt. Gegevens van salon-eigenaren en aanvragers ontvangen we van henzelf.

Verplicht of niet? Zonder de gegevens in het aanvraagformulier kunnen we geen contact met je opnemen. Zonder accountgegevens en facturatiegegevens kunnen we het platform niet leveren.

Klantgegevens van salons. Voor klantgegevens die salons in het platform opslaan, bepaalt de salon de grondslag en de bewaartermijn. De salon kan een klantprofiel zelf anonimiseren of verwijderen. Automatische anonimisering na een instelbare inactiviteitstermijn (standaard 3 jaar) volgt nog; tot die tijd bewaren we klantprofielen totdat de salon ze anonimiseert of verwijdert. Facturen, kassabonnen en creditnota's bewaren we 7 jaar in verband met de fiscale bewaarplicht. Gezondheids- en veiligheidsnotities (bijvoorbeeld allergieën) zijn gevoelige gegevens. Die worden alleen vastgelegd met uitdrukkelijke toestemming van de klant en verwijderd wanneer de toestemming wordt ingetrokken.

4. Met wie delen we gegevens?

We verkopen geen gegevens en delen ze niet met derde partijen voor hun eigen marketing. We schakelen wel partijen in die ons helpen het platform te leveren (subverwerkers). Met hen maken we afspraken die minstens even streng zijn als die in onze verwerkersovereenkomst met salons. Wij gebruiken de volgende soorten partijen:

Andere ontvangers. Mollie B.V. (Amsterdam) verwerkt als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke betaalgegevens en de identiteits- en bedrijfscontrole van salons. Zie de privacyverklaring van Mollie. Aan overheidsinstanties, zoals de Belastingdienst, verstrekken we gegevens alleen als een wet ons daartoe verplicht. Boekhoudkoppelingen en koppelingen met Google of Meta zet de salon zelf aan. Daarvoor is de salon zelf verantwoordelijk. Voor gegevens die via die koppelingen naar die partij gaan, geldt de privacyverklaring van die partij.

Bedrijfsgegevens opzoeken. Als een salon-eigenaar bij het inrichten van het account de optionele functie gebruikt om bedrijfsgegevens op te zoeken, sturen we het ingevulde KvK-nummer of de handelsnaam naar het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK Zoeken API). Het gaat om gegevens van het bedrijf van de salon, niet om gegevens van klanten van de salon. Bij een eenmanszaak kan zo'n gegeven een persoonsgegeven zijn. We slaan het zoekresultaat niet apart op: het vult alleen het formulier voor, en wat de eigenaar daarna bevestigt wordt als bedrijfsgegeven van de salon bewaard. De KvK is hiervoor zelf verantwoordelijk, zie de privacyverklaring van de KvK. De salon kan de gegevens ook zelf invullen.

Berichten. We versturen herinneringen en bevestigingen per e-mail en sms. Als we later WhatsApp-berichten aanbieden, verwerkt Meta Platforms Ireland die berichten en kan Meta gegevens doorgeven aan de Verenigde Staten onder het EU-US Data Privacy Framework. We passen deze verklaring aan voordat dat gebeurt.

Als we een subverwerker toevoegen of vervangen, informeren we onze klanten (salons) minstens 30 dagen van tevoren. Salons kunnen dan bezwaar maken.

5. Doorgifte buiten de EER

We verwerken persoonsgegevens in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Onze hosting staat in de EU (Duitsland). Als gegevens in de toekomst toch buiten de EER moeten worden verwerkt, doen we dat alleen met een passende waarborg uit de AVG, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of standaardcontractbepalingen. Salons horen dat vooraf.

6. Cookies en vergelijkbare technieken

Deze website plaatst geen cookies en gebruikt geen lokale opslag in je browser. We gebruiken geen analyse- of advertentiediensten en laden geen scripts van derden. Onze lettertypen komen van onze eigen server. Daarom tonen we geen cookiebanner.

Het platform zelf (waar salon-eigenaren en medewerkers inloggen) slaat in je browser alleen gegevens op die nodig zijn om te kunnen werken: je inlogsessie, de pagina waar je was toen je opnieuw moest inloggen, de vestiging die je het laatst koos en je taalkeuze. Daarvoor is geen toestemming nodig. We gebruiken deze gegevens niet om je te volgen of om advertenties te tonen.

Onze systemen registreren wel technische gegevens van bezoeken, zoals je IP-adres, in logbestanden die we 30 tot 90 dagen bewaren. Dit is nodig voor de beveiliging en om storingen op te sporen.

Websites van salons. Salons die Mijn Kapper gebruiken kunnen cookieloze bezoekersstatistieken zien (aantal bezoekers, bekeken pagina's, herkomst en het aantal stappen in het boeken). Daarbij plaatsen we niets in je browser en volgen we je niet tussen websites. Je IP-adres en browsergegevens worden alleen kortstondig gebruikt voor een dagelijks wisselende code die de volgende dag wordt verwijderd; bewaard worden alleen totalen. Staat Do Not Track of Global Privacy Control aan, dan tellen we je niet mee.

7. Hoe beveiligen we gegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen. Denk aan:

• versleuteling van gegevens tijdens verzending (TLS);
• strikte scheiding tussen de gegevens van verschillende salons, zodat een salon alleen zijn eigen gegevens ziet;
• toegang op basis van rollen, de mogelijkheid om meervoudige authenticatie (MFA) in te schakelen en beperkte sessieduur;
• een logboek van belangrijke handelingen, en toegang voor onze eigen medewerkers alleen als dat voor support of beheer nodig is. Gezondheidsgegevens, patchtests en kleurformules van klanten van salons zien onze medewerkers niet; alleen in een noodsituatie, met vastgelegde reden en goedkeuring van een tweede beheerder, kan een medewerker die tijdelijk (een uur) raadplegen, en de salon krijgt daarvan direct een e-mail. Andere klantgegevens tonen we aan onze medewerkers alleen na vastlegging van de reden, en op wens van de salon alleen na goedkeuring van de salon-eigenaar. Dat geldt per bedrijf: een stoelhuurder beslist en wordt geïnformeerd voor de klanten van het eigen bedrijf, de salon-eigenaar niet;
• een vaste procedure voor datalekken. Bij een datalek waarbij wij verwerker zijn, informeren we de betrokken salons zo snel mogelijk, met als doel binnen 24 uur. Waar we zelf verantwoordelijk zijn, melden we een datalek waar nodig binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren we betrokkenen als het risico hoog is.

Een beveiligingsprobleem gevonden? Lees dan hoe je dat verantwoord aan ons meldt op de pagina Verantwoord melden.

8. Jouw rechten

Je hebt onder de AVG de volgende rechten:

• je gegevens inzien;
• je gegevens laten corrigeren;
• je gegevens laten verwijderen;
• de verwerking van je gegevens laten beperken;
• je gegevens in een gangbaar formaat meekrijgen of laten overdragen (dataportabiliteit);
• bezwaar maken tegen verwerking die we baseren op ons gerechtvaardigd belang;
• toestemming intrekken. Dat kan altijd. Het intrekken geldt voor de toekomst en maakt eerdere verwerking niet onrechtmatig.

Zo oefen je je rechten uit

Stuur een e-mail naar hallo@robomiri.com en laat weten wat je wilt. Om te voorkomen dat iemand anders jouw gegevens opvraagt, kunnen we je vragen je identiteit aan te tonen. We reageren binnen één maand op je verzoek. Is je verzoek ingewikkeld, dan kunnen we die termijn met maximaal twee maanden verlengen. Dan laten we je dat binnen de eerste maand weten. Het uitoefenen van je rechten is gratis.

Gaat je verzoek over gegevens die een salon in het platform heeft vastgelegd? Dan verwijzen we je door naar die salon, omdat de salon verantwoordelijk is voor die gegevens (zie onze twee rollen).

Klacht indienen

Kom je er met ons niet uit, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl). We stellen het op prijs als je eerst contact met ons opneemt.

9. Geen geautomatiseerde besluiten

Wij nemen geen besluiten over je die uitsluitend door een computer worden genomen en die je juridisch of anderszins in aanmerkelijke mate raken. We maken ook geen profielen van je voor marketingdoeleinden.

10. Minderjarigen

Onze website en ons platform zijn bedoeld voor ondernemers en hun medewerkers. We verzamelen niet bewust gegevens van kinderen onder de 16 jaar via onze website. Staat een minderjarige bij een salon als klant geregistreerd, dan is de salon daarvoor verantwoordelijk. Denk je dat een kind ons toch gegevens heeft gestuurd? Mail ons, dan verwijderen we die.

11. Wijzigingen in deze verklaring

We kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld als we een nieuwe dienst of subverwerker toevoegen of als de wet verandert. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met het versienummer en de datum waarop ze ingaat. Bij belangrijke wijzigingen informeren we onze klanten met een account ook per e-mail.

Deze verklaring is versie 1.0 en geldt vanaf 1 oktober 2026.